Посібник з вибору рішень для відеозв'язку і відеоконференцій при роботі з дому та в офісі

Відповідно до досліджень психологів, в процесі телефонної розмови в середньому сприймається близько 20% інформації, в ході особистого спілкування - 80%, а в ході сеансу відеозв'язку - 60%. Тобто якщо до спілкування співрозмовників по звуковому (аудіальному) каналу додається візуальна невербальна мова (жести, міміка тощо), то у співрозмовників підвищується ефективність сприйняття інформації.

Як видно за своїми психофізіологічними параметрами, відеозв'язок досить близький до особистого спілкування і набагато перевершує можливості телефонного зв'язку. Однак для того, щоб забезпечити ефективне застосування відеозв'язку в бізнесі, мало тільки бачити і чути одного співрозмовника. Необхідна можливість організації конференцій з декількома учасниками, можливість обміну додатковою інформацією (презентації, документи, зображення з додаткових відеокамер та ін.). Режим роботи, що забезпечує все це, називається відеоконференція, а сама технологія одночасної передачі відео, голосу і даних – відеоконференцзв'язок.

Де використовують відеозв'язок і відеоконференції?

Технологія відеозв'язку сьогодні в усьому світі позиціонується в першу чергу як ефективний засіб для оптимізації бізнес-процесів, в тому числі для скорочення числа ділових відряджень, економії на представницьких, транспортних і накладних витратах.

В даний час відеоконференцзв'язок вже не така дорога технологія як кілька років тому і дозволити її собі можуть не тільки великі, а й досить обмежені в коштах компанії.

Оптимальність застосування відеозв'язку і відеоконференцій в роботі компанії

1. Вартість робочого часу співробітників і керівництва компанії така, що витрачати час і сили на переїзди є неоптимальними витратами для ефективної роботи та управління компанією.

Як показують західні дослідження, за своє життя середньостатистичний менеджер проводить:

• 3 роки в літаку
• 2 роки в дорозі в аеропорт і з нього
• 23 місяці в очікуванні свого рейсу
• 11 місяців в очікуванні пересадки з рейсу на рейс
• і 3 місяці в пошуку місця для паркування

2. Потреба домогтися високої здатності навчатися, швидкого засвоєння матеріалу і де потрібно передати емоції доповідача - зарубіжні дослідження показують ефективність при використанні відеозв'язку в роботі:

• здатність до навчання на 200% вище
• матеріал засвоюється на 40% швидше і на 38% краще
• переконливість доповідача на 43% вище
• 55% впливу від процесу комунікацій забезпечує міміка і 38% голос

3. Необхідність одночасної особистої присутності в декількох місцях одночасно. Якщо потрібно негайно зібрати в одній (нехай і віртуальній) нараді численних і вкрай зайнятих керівників та експертів різного рівня, причому часто розташованих в різних географічних точках.

 

Ринки програмних і апаратних рішень для проведення відеоконференцій мають різну аудиторію. Перші годяться поки лише для первинної, тестової експлуатації всередині компанії. Чому?

Програмні рішення для відеозв'язку і відеоконференцій

Все, що потрібно для програмних рішень для відеозв'язку і відеоконференцій - персональний комп'ютер, планшет або смартфон з камерою і мікрофоном. Самі ж програми для відеоконференцзв'язку бувають і зовсім безкоштовні, що означає кілька відчутних переваг:

1. Доступність: мінімальні початкові вкладення (ПК + вебкамера + мікрофон / смартфон / планшет)
2. Можливість проведення відеоконференцій з декількома учасниками відразу: досить щоб у кожного був свій девайс з камерою

У свою чергу основні переваги несуть за собою ланцюг недоліків:

1. Низька якість відеозображення (низька роздільна здатність і низька частота кадрів)
2. Різке погіршення якості якщо використовується режим відеоконференції
3. Дуже високе завантаження пристрою, що робить не комфортною паралельну роботу за ПК або використання телефону / планшета
4. Неможливість проведення групових відеоконференцій - камера ПК, ноутбуків і персональних пристроїв не здатна захоплювати всіх учасників конференції в кімнаті

Апаратні рішення для відеозв'язку і відеоконференцій

Апаратні рішення для спілкування по відеозв'язку і відеоконференцій коштують помітно дорожче програмних, зате вони позбавлені всіх їх недоліків. Апаратні рішення для відеозв'язку забезпечують професійну якість передачі зображення, підтримують підключення різних зовнішніх джерел відеосигналу, забезпечують стабільну роботу і мають масу інших переваг, мова про які піде нижче.

Програмні рішення дешеві, але вони жорстко прив'язані до ПК і серйозно відстають по масі показників, в першу чергу за якістю. Програмні рішення не можна використовувати для інсталяцій в переговорних кімнатах і конференц-залах, вони не підтримують автоматичне наведення відеокамери на голос, не дозволяють підключати додаткові камери і виводити зображення на кілька дисплеїв; вони також погано інтегруються з системами озвучування (шумоприглушення, АРУ) і управління (наприклад, Crestron) конференц-залів. Програмне рішення для відеоконференцій не поставиш керівнику вищої ланки, низькоякісний відеозв'язок - це просто не солідно.

Будь-яке програмне рішення прив'язане до операційної системи пристрою, що використовується, і це позначається на надійності та стабільності відеозв'язку. У свою чергу апаратні рішення для відеозв'язку вже сьогодні використовують як адекватну заміну бізнес відряджень, нарад керівників вищої ланки, виїзних семінарів, тренінгів і багато чому іншому.

Розглянемо яке обладнання використовується в апаратних рішеннях для відеоконференцій.

Обладнання для проведення професійних відеоконференцій

Якщо не вдаватися в технічні тонкощі, сучасна система відеозв'язку включає наступне апаратне та програмне забезпечення:

• Модуль для проведення відеоконференцій (може бути також вбудований в камеру або конференц-телефон), що встановлюється у користувачів і забезпечує можливість відеозв'язку. До складу модуля входить кодек, що відповідає за кодування / декодування зображення і звуку, а також можливу додаткову обробку
• Засоби виведення відео- і аудіоінформації - плазмові або рідкокристалічні панелі, монітори, телевізори, проектори, підсилювачі звуку, аудиоколонки і т.п.
• Додаткове обладнання (документ-камера, інтерактивна дошка, засоби відтворення і запису аудіовізуальної інформації, система озвучування приміщення, додаткове освітлювальне обладнання, засоби управління і інтеграції ВКС з іншими системами інженерного забезпечення будівлі і т.п.)
• Спеціалізоване програмне забезпечення для обладнання (для планування і організації конференцій, спільної роботи з даними, текстовими і графічними документами тощо)
• Телекомунікаційна мережа (Інтернет), за допомогою якої всі ці елементи об'єднуються в єдину систему для проведення відеоконференцій

Персональний відеозв'язок і відеоконференція

Системи персональної відеозв'язку і проведення відеоконференцій - це група пристроїв, функціоналу і потужності яких достатньо для якісної надійної роботи одного користувача.

Є різні варіанти складання персональної системи відеозв'язку, проте і до цього дня найпопулярнішим залишається ПК або ноутбук, веб-камера і гарнітура.

Також дедалі популярнішим стає відеозв'язок за допомогою смартфона, так як потужності нинішніх пристроїв вистачає для успішних відеоконференцій - необхідно лише бути впевненим в наявності стабільного інтернет-з'єднання, однак і зараз додатки для відеозв'язку мають високу ступінь інтелектуальної оптимізації: в разі зниження швидкості інтернету, для того , щоб не переривати дзвінок, додатки істотно знижують якість відео, при цьому аудіо залишається на високій якості і не обривається - можна не переживати, що важлива інформація не буде передана.

Груповий відеозв'язок і відеоконференція

Для організації групових відеоконференцій в яких беруть участь кілька сторін (груп), в кожній з яких може бути по кілька учасників використовують - групові системи відеоконференцзв'язку.

Системи групового відеозв'язку зазвичай встановлюють в окремих приміщеннях, наприклад, в переговорних кімнатах або конференц-залах. Їх неодмінний атрибут - великий плазмовий / РК телевізор або проектор для відображення учасників відеоконференції.

Основне призначення групових систем відеоконференцзв'язку - забезпечити комфортний відеозв'язок групи людей з віддаленими співрозмовниками. У загальному випадку такій системі доводиться вирішувати два завдання:

1. Відеозйомка одних учасників відеоконференції і передача їх зображення (разом зі звуком) іншим

2. Відображення картинки на одному або декількох ТВ (моніторах) і виведення звуку на динаміки телевізора або додаткову акустичну систему.

Щоб все це забезпечити групові системи ВКС повинні володіти великою обчислювальною потужністю для обробки голосової і відеоінформації в режимі реального часу (особливо в разі HD якості відео), і тому вони представляють собою складні, з інженерної точки зору і досить дорогі продукти.

Професійні групові системи для відеоконференцій можна розділити на системи початкового рівня і системи бізнес-класу

Перші призначені для підключення до мінімально необхідного для роботи аудіо / відео устаткування і підтримують в основному з'єднання «точка-точка» (тобто відеозв'язок між двома учасниками або двома групами учасників).

Другі, як правило, більш продуктивні, підтримують високошвидкісні з'єднання і здатні автоматично наводити камеру на спікера. За допомогою вбудованого сервера відеоконференцзв'язку вони дозволяють організувати розраховані на багато користувачів (багатосторонні) відеоконференції і мають широкий набір мережевих інтерфейсів та аудіо / відеопортів.

Належність обладнання для групових відеоконференцій до того чи іншого класу зовсім не означає, що одне забезпечує спілкування більш високої якості, ніж інше. Вибір конкретного класу визначається завданнями, які покладаються на систему відеозв'язку. Наприклад, якщо в компанії потрібно налагодити відеозв'язок між декількома відділеннями (офісами), але в багатосторонніх конференціях немає потреби, то використовувати системи бізнес-рівня не має сенсу.

Група пристроїв (комплект підбирається індивідуально)

 

Готові рішення відеоконференцій від виробника

Ідентична група пристроїв, представлених вище, але поставляється як єдине рішення.

Є професійним завершеним комплектом для проведення конференцій, відрізняється дуже високою якістю роботи, розроблений для певної групи користувачів або для вирішення певного кола проблем - означає, що виробник заздалегідь потурбувався про кожну важливу дрібницю і клієнтові не потрібно збирати систему самостійно.

Один універсальний пристрій: саундбар, відеопанель

Все більшої популярності набирають універсальні багатофункціональні пристрої.

Зовні як правильно нагадують звичну нам веб-камеру, проте дуже збільшену в розмірах, і неспроста: одна така камера включає в себе вбудований стерео саундбар, систему інтелектуальних мікрофонів, а також - є повністю самостійним пристроєм: досить принести таку панель у конференц-кімнату, підключити до РК дисплею за допомогою спеціального шнура, і до смартфону / планшету / ПК через Bluetooth або адаптер і запустити улюблений додаток для відеоконференцій - за лічені хвилини і без зайвих зусиль пристрій готовий до роботи.

 

Демонстраційне підключення універсального пристрою (без використання ПК):

Облаштування кімнати для відеоконференцій

Як і будь-яке обладнання, системи групового відеоконференцзв'язку вимагають до себе уважного ставлення, як на етапі інсталяції, так і в роботі.

Ідеальний варіант для майбутнього користувача, якщо підбором системи відеозв'язку, проектуванням кімнати для проведення відеоконференцій встановленням обладнання займуться системні інтегратори. Однак залучення сторонніх фахівців не завжди економічно виправдано. Адже їхні послуги можуть часом можуть перевищувати вартість купленого обладнання.

Саме для цього виробники завжди намагаються максимально спростити впровадження найякісніших відеосистем і дозволити виконувати їх самостійно в максимально стислі терміни: всі рішення і пристрої інтегруються практично з усіма операційними системами ПК і мобільних пристроїв.

Пристрої мають одночасно кілька найпопулярніших способів підключення, або надають можливість підключити свій пристрій за допомогою адаптера (наприклад, новітню систему відеоконференцзв'язку Polycom Studio X50 можна підключити як за допомогою USB-A або USB-C інтерфейсу - так і за допомогою бездротового з'єднання Bluetooth або по вашої мережі Wi-Fi).

Кожний сучасний професійний пристрій підтримує популярні додатки і програми для роботи, такі як Microsoft Skype for Business, Zoom, і т.п.

Крім цього виробники розробляють свої унікальні програми: для підключення системи, її налаштування, управління, аналізу даних, роботи і багатьох інших можливостей.

Якщо ви маєте намір встановити систему для проведення відеоконференцій з мінімальним набором компонентів, то цілком під силу виконати всі роботи самостійно. Прості поради і рекомендації по установці і використанню систем допоможуть вам застосовувати цей новий вид комунікацій з максимальною ефективністю і зручністю.