Как устроен «гибкий офис» (flex office)

Что такое гибкий офис (flex office) и как он устроен? Какие проблемы приходится решать при его обустройстве?  Рассмотрим на примере кейса канадской компании CAE!

Во всем мире растет интерес к «гибким офисам» (flex office). У офисных помещений этого формата есть две главных особенности. Первая — отсутствие выделенных для сотрудников постоянных рабочих столов. Вторая —  сочетание открытой планировки и специально спроектированных функциональных зон. Этот подход к организации офисного пространства помогает экономить полезную площадь в помещениях, и, что более важно — гибко организовывать работу сотрудников.

Как устроен «гибкий офис»

Каждый день современный офисный работник выполняет множество разнообразных задач. Одни требуют частых поездок к заказчикам, другие — максимальной сосредоточенности и уединения, третьи — обсуждений в группах, четвертые — конфиденциальных переговоров и т.п.

Выполняя эти задачи, сотрудник часто перемещается по офису или выезжает за его пределы. Закрепленное за ним рабочее место остается пустым, а значит, офисные площади используются неэффективно. Случаются парадоксальные ситуации: большую часть дня многие столы пустуют, но новых сотрудников размещать негде. Концепция «гибкого офиса» помогает решить эту проблему.

Каждое утро служащий выбирает свободное рабочее место в зависимости от типа выполняемой задачи, а в течение дня меняет его, если того требует новый вид деятельности. Например, служащий может начать рабочий день в зоне для индивидуального труда,  а затем перейти в зону для групповой работы, совещаний, конфиденциальных переговоров, видеоконференций и т.п.

Так выглядит «гибкий офис» в компании CAE, Монреаль, Канада

В 2015 году концепцию гибкого офиса решила внедрить канадская компания CAE. Фирма создает программно-аппаратные симуляторы для обучения пилотов, медиков и военных специалистов. Бизнес CAE стабильно растет, а вместе с ним —  и земельные площади, занимаемые офисными зданиями и павильонами для симуляторов. Для их строительства компания приобретала расположенные по соседству земельные участки, но в какой-то момент свободной земли рядом с ее кампусом просто не осталось. Тогда CAE решила оптимизировать имеющиеся площади, и первым ее шагом стал перевод административных помещений в формат «гибкого офиса».

Главная проблема «гибкого офиса»

Осознавая преимущества «гибких офисов», CAE знала и об их серьезном недостатке. Функциональные зоны в таких помещениях обычно имеют открытую планировку, поэтому в них свободно распространяется звук разговоров сотрудников. Случайно услышанные реплики и обрывки фраз заставляют людей непроизвольно прислушиваться к чужим беседам, отвлекают, вызывают снижение производительности труда. Сотрудники теряют концентрацию, вынуждены снова возвращаться к уже проделанной работе, чтобы восстановить в памяти контекст, делают больше ошибок. По оценкам исследователей, офисный шум и его главная составляющая — разговоры — это главный отвлекающий фактор в любом офисе.

Чтобы устранить проблему шума в своих «гибких офисах», CAE обратилась к канадскому поставщику систем маскировки звука — компании Soft dB.

Система маскировки звука (саундмаскинга) Soft dB SmarSMS-NET

Флагманский продукт фирмы, шумовая завеса SmartSMS-NET, используется в административных помещениях крупнейших международных компаний, в том числе Cisco, Mastercard, Microsoft и многих других.

Система SmartSMS-NET воспроизводит почти неразличимый фоновый звук — маскер. Он делает неразборчивыми разговоры, которые ведутся на удалении от сотрудника, и тем самым помогает ему оставаться сосредоточенным.

Почему CAE выбрала систему маскировки звука Soft dB

CAE решила установить шумовые завесы SmartSMS-NET по нескольким причинам:

1. Низкие затраты на ввод в эксплуатацию благодаря патентованным алгоритмам автоматической настройки, калибровки и балансировки маскирующего звука.
2. Адаптивная регулировка громкости звукомаскировки. Для CAE эта функция особенно важна: сотрудники компании часто собираются на импровизированные летучки в самых разных зонах офиса. Благодаря акустическим сенсорам, расположенным в потолке, SmartSMS-NET автоматически определяет самую шумную зону и увеличивает в ней громкость маскера. В других зонах громкость звукомаскировки остается неизменной.
3. Снижение эксплуатационных расходов на SmartSMS-NET благодаря использованию существующей ИТ-инфраструктуры. Управление системой осуществляется через уже имеющиеся в любом офисе проводную или беспроводную локальную вычислительную сеть, компьютеры или мобильные устройства. А простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс снижает рабочую нагрузку на системных администраторов.

Итоги внедрения системы звукомаскировки

Вначале CAE реализовала два пилотных проекта внедрения системы SmartSMS-NET в своих офисах. Первые же результаты убедили компанию продолжить внедрение: уровень удовлетворенности сотрудников шумовой завесой достиг 80%. По отзывам работников, в офисе улучшилась акустическая обстановка, снизилась утомляемость персонала, повысилась конфиденциальность переговоров, сотрудники стали меньше отвлекаться на посторонние беседы коллег.

Поэтому CAE решила комплектовать системой маскировки звука SmartSMS-NET все свои административные помещения. По мнению руководства компании, шумовые завесы ускорят переход к концепции «гибкого офиса» и помогут сделать труд работников в таких помещениях более комфортным и производительным.

Узнать больше о системе маскировки SmartSMS-NET и заказать консультацию по оборудованию Soft dB можно на этой странице.